A nemzetközi kiállításokon való eredményes részvételhez nemcsak a jó termék és a felkészült értékesítési csapat szükséges, hanem a tudatos logisztikai, vámügyi és projekttervezési előkészítés is. Ezt az üzenetet erősítette meg a HEPA Exportakadémia 2026. június 25-én megrendezett workshopja, amelyen hazai KKV-k képviselői ismerkedhettek meg a nemzetközi rendezvények logisztikai előkészítésének legfontosabb gyakorlati szempontjaival.

 

A képzést Barabás Botond, a Mag-Log TM Kft. ügyvezetője tartotta, aki több mint 20 éves nemzetközi szállítmányozási és logisztikai tapasztalattal rendelkezik. A programban közreműködött Szabó Hajnalka, a Magyar Kereskedelmi és Iparkamara (MKIK) okmányhitelesítési irodavezetője, aki az ATA Carnet nemzetközi vámokmány gyakorlati alkalmazását mutatta be, valamint Varga Edina, a HEPA kiállításszervezési osztályvezetője, aki valós példákon keresztül hívta fel a figyelmet a rendezvényen való részvétellel összefüggő szállítmányozás tipikus buktatóira.

 

 

Mikor sikeres egy kiállítás?

 

A workshop első részének központi kérdése az volt: miért vesz részt egy vállalkozás kiállításon? Az előadás hangsúlyozta, hogy az üzleti célokat - például új vevők megszerzése, meglévő partnerekkel történő kapcsolatépítés/kapcsolattartás, partnerkeresés, márkaépítés vagy piacfelmérés - már a döntés előtt érdemes konkrétan és mérhetően meghatározni.

 

A SMART-módszer alkalmazása, a HEPA exportérettségi vizsgálata, a célpiaci információk összegyűjtése, valamint az előzetes költség és megtérülési kalkuláció mind hozzájárulhatnak ahhoz, hogy a kiállítási részvétel ne pusztán költségként, hanem tudatos üzleti befektetésként jelenjen meg.

 

Logisztika: az ördög a részletekben rejlik

 

A nap egyik legfontosabb tanulsága az export és az ideiglenes kivitel közötti logisztikai és vámügyi különbség megértése volt. Míg export esetén az árut jellemzően értékesítik, átadják, vagy kint hagyják, ideiglenes kivitel esetén - például kiállítási standok, gépek, bemutatóeszközök, laptopok vagy szerszámok esetében - az árunak vissza kell térnie az EU-ba.

 

A résztvevők betekintést kaptak abba is, hogy EU-n belüli és EU-n kívüli kiállítási részvétel esetén milyen eltérő dokumentációs, vámügyi, szállítási és kockázatkezelési szempontokat kell figyelembe venni. A képzés kiemelte: a fuvarozási mód kiválasztása, a megfelelő csomagolás, a biztosítás, a helyszíni kezelés és a visszaszállítás előzetes megtervezése és a rendelkezésre álló időkeret alapvetően befolyásolhatja a rendezvény sikerét.

 

Külön hangsúlyt kapott, hogy a kiállítási logisztika időkritikus folyamat: a késedelmes szállítás, a hiányos dokumentáció, a nem megfelelő csomagolás vagy a bontás utáni visszaszállítás előkészítetlensége nemcsak többletköltséget okozhat, hanem a teljes kiállítási részvétel eredményességét is veszélyeztetheti.

 

ATA Carnet és vámügyi felkészülés

 

A workshop külön blokkban foglalkozott az ATA Carnet gyakorlati szerepével. Szabó Hajnalka, az MKIK okmányhitelesítési irodavezetője bemutatta az ideiglenes beviteli vámokmány igénylésének és használatának főbb lépéseit, valamint azt, milyen esetekben lehet releváns megoldás egy nemzetközi kiállításon történő részvétel során.

 

Az előadás rámutatott arra is, hogy a megfelelő vámeljárás kiválasztása nem adminisztratív részletkérdés, hanem a teljes kiállítási projekt egyik meghatározó döntési pontja.

 

Projektmenedzsment a kiállítás folyamatában

 

A résztvevők megismerkedhettek a rendezvénylogisztika teljes folyamatával: a rendezvény kiválasztásától a célok és költségkeret meghatározásán, a logisztikai stratégia kialakításán, a dokumentáció és vámügyintézés előkészítésén, a fuvarozáson és helyszíni installáláson át egészen a bontásig, visszaszállításig és utóértékelésig.

 

A képzés során olyan gyakorlati projektmenedzsment-eszközök is bemutatásra kerültek, mint a forgatókönyv, az egyszerű feladattábla, a felelősségi mátrix, a dokumentumlista, a kockázati lista és a Gantt-diagram. Ezek olyan eszközök, amelyeket bármely KKV be tud építeni a saját kiállítási felkészülési folyamatába. 

 

 

A szakmai támogatás szerepe

 

Az előadók egybehangzó üzenete szerint a legdrágább hibák jelentős része megelőzhető, ha a vállalkozások időben tisztázzák a célokat, az árumozgás logikáját, a szükséges vámeljárást, a felelősöket, a határidőket és a kockázati pontokat.

 

A HEPA, az MKIK, a vámügyi szakértők és a tapasztalt szállítmányozók bevonása nem luxus, hanem olyan szakmai támogatás, amely hozzájárulhat a nemzetközi kiállítási részvétel biztonságosabb, kiszámíthatóbb és eredményesebb megvalósításához.

 

A rendezvény szakmai közreműködőjeként a Mag-Log TM Kft. a kiállítási logisztika gyakorlati oldalát mutatta be, különös tekintettel a szállítási mód megválasztására, a nemzetközi árumozgások előkészítésére, a dokumentáció és a vámeljárások összehangolására, valamint az időzítés, a helyszíni kezelés és a visszaszállítás kockázataira.

 

A workshop résztvevői gyakorlati szemléletű, azonnal hasznosítható szempontokkal gazdagodtak. A HEPA Exportakadémia a jövőben is olyan programokkal várja a hazai vállalkozásokat, amelyek támogatják nemzetközi piacra lépésüket és exporttevékenységük fejlesztését.